Existenzgründung. Die Finanzen im Griff?!

Eva Jakob Teil 2, Fortsetzung aus 03/2009 ab Seite 34

Sie waren sehr tapfer und haben sich umfassend über Ihren Weg durch den Ämter-Dschungel in Richtung Selbstständigkeit informiert. Aber halt! Überstürzen Sie nichts! Denn jetzt ist es höchste Zeit, sich um die Finanzen zu kümmern.

Wollen Sie die Selbstständigkeit hauptberuflich starten, ist es dringend notwendig, sich vor der Gewerbeanmeldung bzw. vor der Meldung beim Finanzamt bestimmte betriebswirtschaftliche Pläne zu erarbeiten. Dies geschieht im Rahmen der Konzepterstellung für Ihr Unternehmen und sie sind außerdem die Voraussetzung für die Ausreichung von Fördermitteln.

Ob haupt- oder nebenberuflich, Sie selbst brauchen Übersichten über Ihre Finanzen. Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dies besser einem Profi – einem Unternehmens- oder Steuerberater – zu überlassen. Sich beraten zu lassen, ist sehr gut, weil die Profis jede Menge Erfahrung haben. Sie wissen, was wichtig ist für den Start in die Selbstständigkeit und wie man Fehler vermeidet. Jedoch verschiedene Pläne zu erstellen – z. B. für das Konzept – sollte man nicht dem Berater überlassen, sondern mit diesem gemeinsam erarbeiten.

Nur Sie selbst wissen, was Sie konkret anbieten wollen, wie Sie Ihre Praxis einrichten wollen und welche finanziellen Mittel Sie haben. Sie können sich z. B. eine Praxis mit einfachen Mitteln und guten gebrauchten Möbeln für 500 Euro einrichten, Sie können aber auch 5.000 Euro ausgeben. Nur Sie allein können einschätzen, welche Variante Sie wählen wollen.

Die erste Überlegung, bevor Sie irgendetwas investieren, sollte lauten: Kann ich mit meinem Unternehmen Gewinne erwirtschaften, die mittel- und langfristig meinen Vorstellungen entsprechen?

Nun können Ihre Vorstellungen sehr unterschiedlich sein. Bei hauptberuflicher Selbstständigkeit heißt das: Werde ich genügend Mittel erwirtschaften können, um davon leben und die Sozialversicherungen zahlen zu können? Betreiben Sie die Praxis nebenberuflich, genügt es Ihnen vielleicht schon, monatlich ein paar hundert Euro zusätzlich zu verdienen.

Um sich diese Frage beantworten zu können, erstellen Sie eine Rentabilitätsvorschau. Im klassischen Sinne versteht man darunter das Verhältnis von eingesetzten Mitteln (Ausgaben) zu erwirtschafteten Mitteln (Einnahmen). Um Gewinn zu erzielen, müssen die Einnahmen höher als die Ausgaben sein.

Die zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben zu kalkulieren, ist ohne Frage sehr schwierig, weil Sie kaum auf konkrete Zahlen zurückgreifen können. Eine mögliche Vorgehensweise ist, durch eine umfangreiche Marktanalyse so realistisch wie möglich den zu erwartenden Umsatz (Einnahmen) einzuschätzen. Auf der anderen Seite überlegen Sie genau, welche Kosten durch eben diese Tätigkeit entstehen. Einiges können Sie leicht selbst recherchieren, für andere Positionen lassen sich Angebote erstellen. Vergessen Sie weniger offensichtliche Kosten nicht, wie z. B. Werbung, Beratungsund Weiterbildungskosten.

Möchten Sie vorwiegend außer Haus tätig sein, z. B. wenn Sie Patienten oder Kunden direkt aufsuchen oder Entspannungskurse in anderen Praxen geben, sollten Sie die Fahrkosten reichlich einplanen.

Wenn Sie alle Fakten zusammengestellt haben, berechnen Sie den zu erwartenden Umsatz und ziehen davon die zu erwartenden Kosten ab. Nun können Sie einschätzen, ob das Ergebnis Ihren Vorstellungen entspricht.

Als nächstes sollten Sie sich überlegen, welche Mittel für die Gründung bzw. den Unternehmensstart benötigt werden. Sie erstellen einen Kapitalbedarfsplan. Wenn Sie eine Praxis einrichten, gehören dazu erste Mieten, Kosten für Renovierung und Mobiliar. Planen Sie Beratungskosten (Unternehmens- oder Steuerberater, evtl. Anwalt) ein. Bedenken Sie verschiedene Kosten für Anfangswerbung (Praxisschild, Visitenkarten, Briefpapier, Internetseite, Einweihungsfeier …). Auch für die Büroausstattung benötigen Sie einiges. Selbst wenn PC oder Laptop mit dazugehörigen Geräten wie Drucker, Fax o. Ä. vorhanden sind, summieren sich rasch Kosten für Büro- oder Verbrauchsmaterial.

Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn die Summe aller Investitionskosten Ihr Budget weit überschreitet. Für Existenzgründer gibt es zahlreiche staatliche Unterstützungen, Darlehen oder „geschenktes Geld“, was Sie in Anspruch nehmen können.

Welche Förderungen das sind und unter welchen Bedingungen diese fließen, soll in einem folgenden Artikel zum Thema „Förderungen“ erläutert werden.

Als größter Stolperstein – da leider zu wenig beachtet – erweist sich immer wieder die Liquidität. Es kommt nicht nur darauf an, wie hoch Ihre Einnahmen und Ausgaben sind, sondern wann diese getätigt werden.

Die Schere zwischen dem Zeitpunkt der Zahlung der Ausgaben und dem Zeitpunkt der tatsächlichen Einnahmen kann sehr weit auseinandergehen. Dies hat schon manchen Unternehmer die Existenz gekostet, weil er einfach nicht mehr zahlungsfähig war. In einem sorgfältig und fortlaufend geführten Liquiditätsplan halten Sie die Höhe und den Zeitpunkt zu erwartender Einnahmen und Ausgaben fest. Viele Ausgaben, wie z. B. Miete, Versicherungen, Materialien oder Kfz-Kosten, müssen vorfinanziert werden. Zahlen Ihre Kunden sofort bar, ist dies hinsichtlich des Geldflusses günstig. Sind sie aber einerseits froh, dass Sie evtl. mit Krankenkassen oder Bildungsträgern Verträge abschließen konnten, kann das andererseits für Ihre Liquidität nachteilig sein. Sollte die Abrechnung erst nach einer Maßnahme oder gar quartalsmäßig möglich sein, kann es gut passieren, dass Sie Ihre Ausgaben bis zu mehreren Monaten vorfinanzieren müssen.

Beispiel:
Sie vereinbaren mit einem Träger die Durchführung eines Lehrganges „Autogenes Training“ in Ihren eigenen Räumen. Der Lehrgang umfasst 10 Sitzungen im Wochenrhythmus.

Der Kurs startet in der 2. Januarwoche, da aufgrund der Feiertage einige Teilnehmer in Urlaub weilen. In der Fastnachtswoche und während der Winterferien soll der Kurs nicht stattfinden. So findet der letzte Termin Ende März statt. Erst jetzt können Sie Ihre Rechnung an den Träger stellen! Da die Osterfeiertage dieses Jahr bereits Anfang April sind, trifft Ihre Rechnung am 6. April ein. Das vereinbarte Zahlungsziel ist 28 Tage nach Rechnungseingang. Pünktlich nach diesen 28 Tagen – es ist inzwischen Freitag, der 7. Mai – schickt Ihnen der Träger einen Verrechnungsscheck. Diesen lösen Sie am Montag auf Ihrer Bank ein. Innerhalb von sieben Werktagen – genau am 19. Mai – gibt die Bank den Scheckbetrag frei.

Würden Sie den Kurs auf eigene Initiative und Rechnung durchführen, sähe Ihre Liquiditätsbilanz ganz anders aus. In diesem Fall würden Sie die Teilnehmer im Vorfeld bzw. spätestens zum ersten Termin um Zahlung des Kursbetrages bitten.

Während Sie im ersten Beispiel sämtliche Kosten, vor allem anteilige Miete, fast fünf Monate vorfinanzieren müssten, stände Ihnen im zweiten Beispiel das Geld bereits vor Beginn des Kurses zur Verfügung. Beachten Sie aber auch, dass nicht zu unterschätzende Bemühungen und ein entsprechendes Budget notwendig sind, um in Eigeninitiative genügend Teilnehmer für einen Kurs zu begeistern.

All diese Pläne sind sicher nicht einfach zu erstellen. Jeder hat zwar seine Vorstellungen vom eigenen Unternehmen, aber woher soll man wissen, wie es funktionieren wird? Sie sind psychologischer Berater oder HP Psy und kein Hellseher.

Um Fehleinschätzungen zu vermeiden, sollten Sie sich kompetenten Rat und Hilfe holen. Gern steht Ihnen hier der VFP zur Seite. Bei einem der Seminare zum Thema Gründung oder Praxismanagement können Sie sich wertvolles Wissen aneignen. Auch der Staat unterstützt Beratungen zum Start in die Selbstständigkeit, indem Coaching-Maßnahmen teilweise bis zu 90 % gefördert werden können. Dies gilt aber nur bei Vollselbstständigkeit, ist territorial unterschiedlich und bedingt recht aufwändige Formalitäten.

Wie finden Sie nun einen für Ihren Start in die Selbstständigkeit geeigneten Berater? Ein sicher sehr kompetenter und gelobter Mentor, der Industriebetriebe berät, muss nicht unbedingt für Ihr Coaching geeignet sein. Natürlich können Sie sich mit Ihren Fragen an den VFP wenden. Auch die Dozenten der Deutschen Paracelsus Schulen sind Ihnen gern behilflich. Selbst wenn die Genannten Ihnen nicht unmittelbar weiterhelfen können, z. B. weil sie kein Coaching durchführen, können sie Ihnen sicher Ansprechpartner benennen. Sie können ebenso bei Ihrer IHK, HWK oder einer regionalen Gruppe des Verbandes der Freien Berufe nachfragen oder Sie erkundigen sich bei Selbstständigen ähnlicher Berufsgruppen (z.B. Physiotherapeuten) nach Empfehlungen. Sollten Sie bei all diesen Recherchen noch nicht den passenden Coach gefunden haben, schauen Sie in die Gelben Seiten oder ins Internet.

Unter http://beraterboerse.kfw.de/ finden Sie alle von der KfW (Kreditanstalt für Wiederaufbau) gelisteten und zugelassenen Be-rater. Entscheiden Sie sich für einen hier gelisteten Berater, übernimmt die KfW bis zu 90 % der Coachingkosten.

Ein Wort zum Thema Steuerberater:
Dieser ist zweifelsohne ein wichtiger Partner für Ihr Unternehmen – wenn es um Steuern geht. Natürlich kann er auf einen großen Erfahrungsschatz verweisen und die Mehrzahl berät auch Gründer verantwortungsvoll. Manches sieht er jedoch aus einem anderen Blickwinkel, da das der kaufmännischen Ausrichtung seiner Tätigkeit entspricht. Entscheiden Sie selbst, ob er der richtige Ansprechpartner für alle gründungsrelevanten Fragen ist oder ob Sie lieber mit einem Gründungsberater zusammenarbeiten wollen.

Bevor Sie einem Berater Ihr Vertrauen schenken, sollten Sie sich nach Referenzen – also Firmen, die er/sie bereits erfolgreich während der Gründung begleitet hat – erkundigen. Und: Überprüfen Sie diese! Fragen Sie die Genannten nach dem Coaching und nach dem Coach. Ganz wichtig ist, dass die Chemie stimmt. Als psychologisch bestens Ausgebildete wissen Sie selbst, dass nicht nur Fachwissen, sondern Verstehen und Verständnis für den Beratungserfolg entscheidend sind.

Wenn Sie das Sprichwort: „Fragen kostet nichts“ in „Fragen kosten nicht viel“ umwandeln, sammeln Sie jede Menge wichtige und wertvolle Informationen für einen erfolgreichen Start! Bedenken Sie bitte: Nicht fragen hat schon manchen um sein Erspartes, sein Hab und Gut, und vor allem um die Verwirklichung seines Lebenszieles gebracht.

Ich wünsche Ihnen einen guten Start in Ihre Selbstständigkeit!

Eva Jakob
Jahrgang 1966, abgeschlossenes Studium und Erfahrung als Diplompädagogin. 14 Jahre Führung eines eigenen Unternehmens. Dadurch fühlte sie sich zunehmend von der Psychologie in Arbeit und Management fasziniert. 2005 – 2007 absolvierte sie die Ausbildung zur Psychologischen Beraterin. Mit ihrer Abschlussarbeit zum Stressmanagement und der Ausbildung zur Burnout-Beraterin spezialisierte sie sich weiter. Eva Jakob ist freiberuflich als Dozentin und Beraterin für Kommunikationstraining, Stressbewältigung und Persönlichkeitsentfaltung tätig. Hauptberuflich berät sie Gewerbetreibende an der Industrie- und Handelskammer.