Umsatzsteuer...immer wieder spannend
I. Grundsatz und Begriffe
1. Als TherapeutIn und BeraterIn haben Sie es mit zwei Steuerarten zu tun: der Einkommen- und der Umsatzsteuer.
Die Einkommensteuer ist eine Personensteuer, die Umsatzsteuer ist eine Betriebssteuer. Diese Steuerarten sind getrennt zu sehen und auseinanderzuhalten. Hier und heute geht es um die Umsatzsteuer (USt.). Das gesamte Umsatzsteuer-System ist schon sehr komplex – aber die Grundsätze, die Sie brauchen, sind dennoch einigermaßen durchschaubar.
– Als „Umsatz“ bezeichnet man die Einnahmen eines Unternehmens vor Abzug der Kosten. Bevor ich zu den Ausnahmen komme, erkläre ich die Regel: In der geschäftlichen Praxis sind Mehrwertsteuer und Umsatzsteuer dasselbe, auf Belegen heißt sie oft MwSt. aber das ist einfach eine Tradition, im Folgenden spreche ich von Umsatzsteuer.
Zuerst das Gesetz: „§ 1 UStG: Die Umsatzsteuer wird auf alle Lieferungen von Waren und Leistungen erhoben, die ein Unternehmen im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt.“
Es muss also eine Leistung ausgetauscht werden und auf einer Seite dieses Austausches muss ein Unternehmen stehen. Therapie und Beratung sind „Leistungen“ in diesem Sinne. Sie betreiben als HeilpraktikerInnen und Psychologische BeraterInnen ein „Unternehmen“, wenn Sie über den privaten Rahmen hinaus nachhaltig tätig werden, auch wenn Sie nur nebenberuflich tätig sind. Anders ist es, wenn eine Privatperson gelegentlich eine Leistung erbringt. Sie gewähren z. B. jemandem eine Übernachtung und nehmen durchaus einen kleinen Betrag dafür, Sie verkaufen ein altes Fahrrad oder Ihr privates Auto. Insoweit betreiben Sie kein Unternehmen und sind nicht umsatzsteuerpflichtig.
Die Umsatzsteuerpflicht trifft Gewerbetreibende und FreiberuflerInnen gleichermaßen, es ist daher für diesen Zusammenhang unerheblich, ob Sie Ihre Praxis als Gewerbe oder als freien Beruf angemeldet haben.
Wenn Sie nun eine Dienstleistung verkaufen, z. B. eine Stunde psychologische Beratung, sind Sie in der Regel verpflichtet, 19% der Einnahmen als Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen. Da Sie die Umsatzsteuer abgeben müssen, schlagen Sie diese am besten vorher auf den Nettopreis drauf. Wenn Sie umsatzsteuerpflichtig sind, das aber gar nicht mitkriegen (s. u.) und Ihre Preise nicht erhöht haben, müssen Sie die 19 % USt. dennoch ans Finanzamt abführen. Das tut weh. Darum ist es immer wieder gut, sich mit den Grundsätzen der Umsatzsteuer zu beschäftigen. So schwer ist es auch gar nicht. Die HeilpraktikerInnen (im folgenden HP) haben jetzt bitte einen Moment Geduld – zu Ihren Besonderheiten komme ich gleich.
2. Vorsteuer
Wer umsatzsteuerpflichtig ist, hat auch einen Vorteil: den Vorsteuerabzug. Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die Sie als UnternehmerIn an andere Unternehmen zahlen, wenn Sie für Ihren Betrieb einkaufen: Sie fahren z. B. zu Ikea und langen mal richtig zu bei Kerzen, Bilderrahmen und Solarlampen. Dann kaufen sie bei einem Ökoversand 20 schöne Meditationskissen ein. Beide Male zahlen Sie dem anderen Unternehmen USt. Diese gezahlte USt. heißt nun Vorsteuer und Sie können sie von der eingenommenen USt. abziehen. Was übrig bleibt, ist Ihre Zahllast.
Wenn Sie sich ein neues Auto für Ihre Praxis kaufen und auf einen Schlag 2 000 Euro USt. zahlen, was mehr sein kann als die in dem Quartal eingenommene Umsatzsteuer, dann kriegen Sie zu Ihrer Freude vom Finanzamt die Differenz erstattet. Nun kommt allerdings eine solche Vorsteuerrückzahlung bei Psychologischen BeraterInnen selten vor, weil der Einkauf bei dieser Dienstleistung eher gering ist bis auf einen Autokauf alle Jubeljahre.
3. Der Effekt
Die Umsatzsteuer verteuert Ihre Leistungen für die Kundschaft und macht Ihnen viel Arbeit, denn Sie müssen die eingenommene USt. herausrechnen, mit der ausgegebenen Vorsteuer verrechnen und die Differenz an das Finanzamt mittels einer „Umsatzsteuervoranmeldung“ weiterleiten. Zu Beginn des nächsten Jahres fassen Sie die Voranmeldungen nochmal in einer Umsatzsteuererklärung zusammen. Dass inzwischen diese Anmeldungen und Erklärungen elektronisch abgegeben werden müssen, trägt nicht immer zur Vereinfachung bei. Darüber erfahren Sie alles auf der Website Ihrer Finanzverwaltung und unter www.elster.de
4. Der Abgaberhythmus für die Umsatzsteuervoranmeldungen
In den ersten beiden Jahren nach der Gründung müssen Sie monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben, wenn Sie nicht befreit sind (s. u.).
Ab dem dritten Jahr entscheidet die Höhe Ihrer Zahllast (s. o.) über die Abgabepflicht.
Betrug Ihre Zahllast im Vorjahr unter 1 000 Euro, machen Sie nur zu Beginn des nächsten Jahres eine Umsatzsteuererklärung. Bei einer Zahllast zwischen 1 000 und 7 500 Euro geben Sie die Voranmeldungen vierteljährlich ab. Beträgt die Zahllast im Vorjahr mehr als 7 500 Euro, müssen Sie monatliche Voranmeldungen machen. Das Finanzamt teilt Ihnen schriftlich mit, wann Sie welche Anmeldung abgeben müssen. Was das alles für Ihre Rechnungen, Teilnahmebescheinigungen und Quittungen bedeutet, erfahren Sie am Ende dieses Artikels.
5. Checkliste
Wenn Sie sich über Umsatzsteuer Gedanken machen, lautet Ihre erste Frage an sich selbst:
Verkaufe ich eine Leistung gegen Geld?
Handle ich dabei als UnternehmerIn? Das ist der Fall, wenn Sie einigermaßen regelmäßig Behandlungen, Beratungen oder Kurse geben, auch wenn es nebenberufliche VHS-Kurse sind.
Beantworten Sie diese Fragen beide mit ja, geht Sie die folgende Suche nach einer Ausnahme etwas an:
Die Umsatzsteuerpflicht ist die Regel, nun kommen wir zu den Ausnahmen. Es gibt absolute Ausnahmen, die Sie zwingend zu beachten haben und nicht anders handhaben dürfen, und eine relative Ausnahme, nämlich die Kleinunternehmerregelung, die Sie auch abwählen (Option) können.
II. Zuerst behandeln wir die absoluten Ausnahmen
1. Ausnahme für Heilbehandlungen
Lesen Sie bitte den klaren und einfachen Gesetzestext: (1)
„§ 4 Steuerbefreiungen bei Lieferungen und sonstigen Leistungen. Nr. 14 a: Von den unter § 1 Abs. 1 Nr. 1 fallenden Umsätzen sind steuerfrei: Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin, die im Rahmen der Ausübung der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit durchgeführt werden ..."
Die „ähnlichen Berufe“ sind geregelte medizinische Fachberufe, die in Ausbildung und Ausübung den genannten Berufen vergleichbar sind, z. B. die Ergotherapie oder psychologische Psychotherapie.
An dieser Befreiung nehmen Sie also nur teil, wenn Sie
a. einen der genannten Berufe ausüben
b. außerdem eine Heilbehandlung durchführen
Heilbehandlungen setzen immer am konkreten Leiden eines Menschen an. Als HeilpraktikerIn für Psychotherapie sind Sie in der Wahl der Therapie frei, solange es Psychotherapie ist. Wenn Sie mit Gruppen arbeiten, ist die Argumentation, es handele sich um Heilbehandlungen, schwierig bis unmöglich. Die Finanzämter erkennen im allgemeinen Gruppenveranstaltungen nicht mehr als Heilbehandlung an und stützen sich dabei auf die Rechtsprechung der Finanzgerichte bis zum BFH (2).
Wenn Sie es dennoch versuchen wollen, müssen Sie ganz klar nachweisen können, dass es sich wirklich um Gruppentherapie handelt, dass Sie mit allen Teilnehmenden Einzelgespräche führen und die Behandlungen so dokumentieren, wie Sie auch Einzelbehandlungen in Ihrer Heilpraxis dokumentieren würden. Dann machen Sie einen Versuch beim Finanzamt.
Wird das nicht akzeptiert, so bleibt zwar der Teil Ihrer Arbeit umsatzsteuerfrei, der einwandfrei Heilbehandlung ist. Der andere Teil, die Seminare und Gruppen, wird umsatzsteuerpflichtig, kann aber unter die Kleinunternehmens-regel fallen (s. u.).
Als Psychologischer Berater sind weder Ihre Einzel- noch Ihre Gruppenstunden von der Umsatzsteuer befreit, weil Sie keinen der in § 4 Nr. 14 a genannten Berufe haben.
2. Ausnahmen von der Umsatzsteuerpflicht für Schulen und Lehrende
2.1 Viele von Ihnen erteilen Unterricht an HP-Schulen, Volkshochschulen und anderen Einrichtungen.
Nach § 4 Nr. 21a, bb UStG sind staatliche und auch private Schulen von der Umsatzsteuer befreit, „wenn sie auf einen Beruf oder eine vor einer juristischen Person des öffentlichen Rechts abzulegende Prüfung ordnungsgemäß vorbereiten“.
An diesem Punkt wollte ich Ihnen eigentlich die vereinfachenden Neuregelungen und die Anpassung an europäisches Recht vorstellen, die die Regierung auf den Weg bringen wollte. Aber dazu ist es nicht gekommen. Es gibt weiterhin eine Vielfalt von Anwendungen in den Bundesländern und Unsicherheiten wegen der weitergehenden und vorgehenden europarechtlichen Regelungen.
Es bleibt also erst einmal so, wie es war: Ausbildungsschulen, die z. B. auf den Beruf der GesundheitsberaterIn, HeilpraktikerIn oder Psychologischen BeraterIn vorbereiten, sind umsatzsteuerfrei:
2.1.1 Wenn und soweit sie ausbilden. Fortund Weiterbildungen sind immer eine Anfrage bei der Behörde wert. Andere Leistungen, wie die normalen Kurse für jedermann bleiben umsatzsteuerpflichtig.
2.1.2 Diese Befreiung tritt nicht kraft Gesetzes ein, sondern nur, wenn Sie sich das von der zuständigen Landesbehörde bescheinigen lassen. In vielen Ländern (Bayern, Hessen, NRW) ist dafür der Regierungspräsident zuständig, in anderen Ländern andere Behörden, nie das Finanzamt selbst! Fragen Sie beim Finanzministerium Ihres Bundeslandes oder suchen Sie im Internet danach. Wenn Sie als selbstständige Honorarkraft an einer Ausbildungsschule tätig und ansonsten grundsätzlich umsatzsteuerpflichtig sind, nehmen Sie an dieser Befreiung teil – aber auch nicht einfach so und von allein! Bitte beachten Sie, dass Sie nicht nur auf Ihren Rechnungen den Grund der Befreiung angeben – 4 Nr. 21a, bb UStG –, sondern auch in Ihrer Buchhaltung die Befreiung der Schule nachweisen müssen. Das wissen viele DozentInnen nicht! Lassen Sie sich immer von der Einrichtung bescheinigen, dass Sie Unterricht im Rahmen einer befreiten Maßnahme erteilt haben!
Beispiel: Sie geben als HeilpraktikerIn Unterricht bei verschiedenen Bildungsträgern, darunter an einer HP-Schule. Da Ihr Umsatz im Vorjahr 19 000 Euro betrug, sind Sie umsatzsteuerpflichtig (s. u.), doch das Honorar, das Sie von der HP-Schule bekommen, ist davon ausgenommen. Die Kopie des Befreiungsbescheides der Schule heften Sie als Anhang zu Ihrer Rechnung ab. Ihre Ausgaben, die im Zusammenhang mit der befreiten Leistung stehen – z. B. Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegung – nehmen dann aber nicht am Vorsteuerabzug teil.
2.2 Es gibt noch eine weitere Befreiung für selbstständige Honorarkräfte nach § 4 Nr. 21b, aa:
Umsatzsteuerfrei ist auch der Unterricht an Hochschulen (im Sinne der §§ 1 und 70 Hochschulrahmengesetz) und an öffentlichen allgemeinbildenden oder berufsbildenden Einrichtungen.
Wenn Sie von einer Fachhochschule, Berufsschule oder einer Gesamtschule engagiert werden, um den Studierenden oder dem Lehrpersonal Unterricht in Stressbewältigung zu erteilen, ist Ihre Leistung umsatzsteuerfrei. Auch hier müssen Sie nachweisen, dass Sie von einer Hochschule usw. beauftragt sind. Wenn Sie dort lediglich einen Raum nutzen und den Kurs selber veranstalten, gilt die Befreiung nicht!
2.3 § 4 Nr. 22: Auch Veranstaltungen, die u. a. von Volkshochschulen oder von gemeinnützigen Vereinen betrieben werden, sind meistens umsatzsteuerfrei. Den Lehrenden nützt diese Befreiung der Einrichtung nach Nr. 22 jedoch nichts, also seien Sie als Dozentin bitte aufmerksam. Wenn die VHS, an der Sie Kurse geben, nach § 4 Nr. 22 umsatzsteuerbefreit ist, bleibt Ihr Honorar dennoch umsatzsteuerpflichtig. (3) Manche Volkshochschulen erreichen für einige ihrer Kurse auch die Befreiungen nach § 4 Nr. 21a, bb (s. o.) – das gilt dann auch für Sie. Lassen Sie sich die Kopie der Befreiung für Ihre Unterlagen geben!
III. Jetzt kommen wir zu der relativen Ausnahme
Sie können sich auch dagegen entscheiden, das nennt man dann „für Umsatzsteuerpflicht optieren“.
1. Kleinunternehmen nach §19 UStG
Über diese wichtige Ausnahme können Sie sich freuen, wenn Sie als HP noch einen anderen Schwerpunkt als Heilbehandlungen haben oder wenn Sie als Psychologische BeraterIn oder mit einer ähnlicher Tätigkeit gerade anfangen, Ihre Tätigkeit nebenberuflich ausüben oder aus anderen Gründen beschränken wollen. Dies ist eine nette legale Steueroase für kleine Unternehmen.
Als KleinunternehmerIn sind Sie umsatzsteuerfrei nach § 19, wenn der Umsatz – d. h. alle Einnahmen vor Abzug der Kosten – im Vorjahr nicht höher als 17 500 Euro in 12 Monaten lag und Sie zu Beginn des neuen Jahres sicher einschätzen können, dass der Umsatz im laufenden Jahr 50 000 Euro nicht überschreiten wird. Ob diese beiden Bedingungen vorliegen, ist ganz leicht festzustellen, wenn Sie all Ihre Unterlagen so verwalten, dass Sie jederzeit einen Überblick über die Höhe Ihrer Einnahmen und Kosten haben. Niemand teilt Ihnen die Umsatzsteuerpflicht am Jahresanfang mit, Sie müssen sie selbst feststellen und danach handeln.
Wenn Sie im November 2013 absehen können, dass Sie bis zum Jahresende nicht mehr als 17 500 Euro einnehmen werden und Sie zudem im Januar 2014 reinen Herzens behaupten können, 2014 unter 50 000 Euro Umsatz zu bleiben, dann sind Sie 2014 umsatzsteuerfrei. Und so kann es von Jahr zu Jahr weitergehen. Diese 50 000 Euro sind übrigens nicht utopisch, wenn Sie z. B. selbst ein Ausbildungsinstitut gründen.
Wenn Sie im Herbst des Jahres 2013 anhand Ihrer Einnahmen absehen können, dass Sie im Jahr 2014 zu den umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen gehören werden, erhöhen Sie am besten die Preise für Ihre Leistungen, denn die Umsatzsteuer müssen Sie aus Ihren Bruttoeinnahmen rausrechnen und abführen. Wenn Sie diesen Blick zurück und voraus nicht machen, kann es sein, dass Sie Ihre Umsatzsteuerpflicht nicht mitkriegen. Dann müssen Sie später nachzahlen, denn das Finanzamt kriegt es mit, wenn Sie Ihre nächste Steuererklärung einreichen.
Wie ist es nun im Gründungsjahr, für das es kein Vorjahr gibt? Da gilt Ihre Einschätzung über die Umsatzhöhe, die Sie bei der Anmeldung auf dem „Erfassungsbogen“ des Finanzamts angeben. Doch Achtung – wenn Ihre Unternehmenseröffnung mitten im Jahr liegt und Sie KleinunternehmerIn sein wollen, ist die magische Zahl kleiner als 17 500 Euro. Ganz einfach: Elke H. eröffnet ihre Praxis als Beraterin am 2. Mai 2013. Sie wird in 2013 also nicht 12, sondern nur 8 Monate lang wirtschaften. 17 500 : 12 = 1 458,34 x 8 Monate sind rund 11 667, das ist für Elke H. die Grenze, unter der sie mit dem Umsatz bleiben muss, wenn sie Kleinunternehmerin sein will. Sie trägt also in den Fragebogen einen Betrag von höchstens 11 000 Euro ein, weniger ist kein Problem.
2. Die Option
Wenn Sie nicht KleinunternehmerIn sein wollen, sei es, dass gerade bei Ihnen die Ausgaben hoch sind und sich der Vorsteuerabzug lohnen würde, sei es, dass Sie Ihre Leistungen ausschließlich Wirtschaftsunternehmen anbieten, die von Ihrem Kleinunternehmerstatus nichts merken sollen, dann können Sie dem Finanzamt gegenüber für die Umsatzsteuerpflicht „optieren“. Das geht schon im ersten Erfassungsbogen oder jährlich zum Jahreswechsel. An diese Option sind Sie 5 Jahre lang gebunden!
3. Mehrere Unternehmen
Sind Sie mit mehreren Unternehmen selbstständig? Sie haben z. B. neben einer Anstellung noch eine kleine Werbeagentur mit einem Umsatz von 11 000 Euro/Jahr, geben Reitunterricht mit 2 000 Euro/Jahr und erwirtschaften außerdem mit psychologischer Beratung und Selbsterfahrungsgruppen 6 000 Euro. Für die Einkommensteuer müssen Sie mehrere Jahresabschlüsse machen – für die Umsatzsteuer hingegen werden alle Unternehmen als Einheit behandelt. So haben Sie nun nicht mehrere „Kleinunternehmen“, sondern mit 19 000 Euro Jahresumsatz im folgenden Jahr die Umsatzsteuerpflicht für all ihre Leistungen am Hals. Dies ist eine sehr ungünstige Variante, da Sie nun bei drei kleinen Unternehmen auf die Segnungen der Umsatzsteuerfreiheit verzichten müssen. Gut, als Ausgleich haben Sie den Vorsteuerabzug (s. o.), aber wenn Sie geringe Kosten haben, nützt das auch nicht viel.
4. Die Rechnung
Das Thema ist komplex und einen eigenen Artikel wert. Hier im Rahmen der Umsatzsteuer so viel zur Rechnung: Rechnungen und Quittungen, auch wenn sie Teilnahmebescheinigungen heißen, werden rechtlich gleich behandelt.
Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, gehört auf „Kleinbetragsrechnungen und -quittungen“ bis 150 Euro der %-Satz der Umsatzsteuer: „inkl. 19 % USt.“
Auf Rechnungen oder Quittungen über größere Beträge müssen der Nettobetrag, der Steuersatz, der Umsatzsteuerbetrag und der Bruttobetrag stehen. Das klingt schlimmer, als es ist.
Sie berechnen einem Bildungsträger ein Entspannungswochenende. Das sieht so aus:
Honorar 700 Euro (netto)
+ 19 % USt. 133 Euro
Rechnungsbetrag 833 Euro (brutto)
Wenn Sie nicht umsatzsteuerpflichtig sind, müssen Sie sowohl auf Kleinbetragsrechnungen bis 150 Euro als auch auf solchen mit größeren Beträgen den Grund für Ihre Umsatzsteuerbefreiung nennen, etwas so:
„umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 14a UStG oder umsatzsteuerfrei nach § 4 Nr. 21a, bb UStG oder umsatzsteuerfrei nach § 19 UStG“ usw.
5. Zum Schluss: Was ist eine Umsatzsteueridentifikationsnummer?
Diese spezielle Steuernummer vergibt das Bundeszentralamt für Steuern auf Antrag. Sie brauchen die USt-ID-Nummer, wenn Sie Leistungen innerhalb der Europäischen Gemeinschaft erbringen, also z. B. Rechnungen ausstellen für Beratungen, die Sie in Österreich, Italien oder Belgien geben.
Wenn Sie eine solche Nummer haben, gehört sie auf die Rechnungen, Quittungen und in das Impressum der Website. Andere Steuernummern brauchen auf Websites nicht zu erscheinen.
Und verwechseln Sie bitte nicht die Umsatzsteuer- ID-Nummer mit der persönlichen Steuer-ID-Nummer. Letztere ist etwas ganz Geheimes und geht nur Sie, das Finanzamt und allenfalls die Sozialversicherungsträger etwas an. Sie wird nirgendwo veröffentlicht!
Sie finden das alles sehr schwierig? Ja, da haben Sie recht. Dennoch hoffe ich, Ihnen mehr Klarheit als Verwirrung gebracht zu haben. Sie lassen sich gewiss die Freude an Ihrem Beruf nicht vom Steuerrecht nehmen.
Bemerkungen
(1) Alle Paragrafen in diesem Artikel sind Paragrafen des UStG.
(2) Es war eine Nichtzulassungsbeschwerde, die sich überwiegend mit Verfahrensfragen auseinandersetzte, aber auch deutliche Worte zu der Sache selbst gesprochen hat – BFH XI B 46/12.
(3) BFH-Urteil vom 24.6.1999, V R 6/98): §4Nr. 22 a UStG befreit nur die Unternehmen, die im Gesetz genannt werden.
Dr. jur. Marie Sichtermann
Geld & Rosen GbR,